Outre les salaires, les locaux sont le deuxième poste de dépenses d’une entreprise à Marseille ou dans une autre ville. En effet, un déménagement peut permettre d’améliorer les conditions de travail au quotidien et de mieux répondre aux besoins de votre société. Toutefois, organiser un déménagement d’entreprise Marseille n’est pas une mince affaire. En fait, cela implique une planification minutieuse pour ne rien laisser au hasard. N’oubliez pas que les bureaux reflètent les valeurs, la culture ainsi que la stratégie de votre entreprise. Vous devez donc en prendre beaucoup de soins. Mais comment réussir son déménagement d’entreprise Marseille alors ? Voici 5 étapes clés pour mieux organiser votre transfert d’entreprise.

 

Communiquez sur le projet avec vos collaborateurs

Avant de faire appel à une société de déménagement d’entreprise Marseille, comme sur le site https://www.organidem.fr/demenagement-d-entreprise-en-france/demenagement-a-marseille, la première chose que vous devez faire est d’avertir vos collaborateurs. Cela vous permettra d’organiser avec eux un planning de déménagement que devra suivre l’activité de votre société. Au-delà de ces réunions, les managers peuvent, à leur tour, informer leur équipe, faire remonter d’éventuelles questions, et ainsi préparer tout le monde à la perspective du déménagement à venir.

Pensez à prévoir un rétro planning énonçant les échéances pour l’archivage, la préparation des cartons ou le transfert informatique ainsi que les autres tâches à accomplir.

 

Régler l’administratif

Comme les autres types de déménagements, le déménagement d’entreprise Marseille implique également certaines gestions administratives. Pour cela, vous devez gérer :

  • Les délais de préavis

Si vous êtes locataire, il vous convient de vérifier vos contrats pour connaître les délais de préavis. Pour un bail commercial, le congé doit être adressé au propriétaire 6 mois avant le terme initial ou avant le terme d’une période triennale.

Dans le cadre d’un bail professionnel, vous pouvez quitter vos locaux quand vous le souhaitez, en respectant un préavis de 6 mois. Toutefois, si vous avez opté pour les baux mixtes, vous disposez d’un délai de 3 mois.

  • Le changement d’adresse

N’oubliez pas de prévenir vos partenaires et vos clients, mais surtout les administrations, comme l’URSSAF, la préfecture, la mairie, la banque, sans oublier vos fournisseurs d’énergie ou d’accès Internet.

  • Les documents de communication

Pensez également à la mise à jour de votre site web, vos signatures d’e-mail, vos cartes de visites, vos catalogues et les autres documents de correspondance, en y ajoutant votre nouvelle adresse.

Faire un cahier des charges

Il s’agit du point central du déménagement d’entreprise Marseille. En fait, il doit renseigner :

  • Les besoins auxquels devra répondre vos nouveaux bureaux
  • Le planning du déménagement, étapes par étapes
  • Les professionnels à appeler
  • Le processus d’aménagement de vos nouveaux locaux

Une fois terminé, vous devez ensuite transmettre ce cahier des charges à l’ensemble du personnel. Cela lui permettra de se familiariser avec les étapes du déménagement d’entreprise Marseille et de comprendre l’organisation attendue pour le futur lieu de travail.

 

Choisir un professionnel de déménagement d’entreprise Marseille

Il est désormais temps de choisir le prestataire qui répondra au mieux à vos attentes. Pour ce faire, faites des demandes de devis à plusieurs professionnels pour comparer les prix et les prestations. Ici, l’idéal est de choisir une seule entreprise de déménagement pour qu’elle s’occupe de votre déménagement d’entreprise Marseille du début jusqu’à la fin. Pensez également à souscrire une assurance en cas de bris, de perte, de casse ou de vol du matériel à déménager.

 

Faire le tri et aménager vos nouveaux bureaux

Bien évidemment ! Un déménagement d’entreprise Marseille est aussi l’occasion de renouveler le mobilier de votre société et de vous débarrasser de tous les objets qui ne vous servent plus. De cette façon, vous pourrez passer moins de temps à faire les cartons, sans oublier que cela contribue à la réduction du prix de votre déménagement.

Quant aux travaux d’aménagement, ils impliquent généralement quelques travaux et un nettoyage approfondi.